4 กลยุทธ์ปรับพื้นที่ออฟฟิศ สู่วิกฤตโควิด-19

นับตั้งแต่เกิดเหตุการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 บริษัทต่าง ๆ ได้มีนโยบายการให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือ Work From Home เพื่อลดอัตราเสี่ยงการติดเชื้อโรค และเข้าสู่มาตรการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) แต่หลังจากหน่วยงานภาครัฐมีระบบการจัดการ และควบคุมสถานการณ์การแพร่ระบาดได้อย่างดี จนไม่พบผู้ติดเชื้อรายใหม่ พนักงานที่เคยทำงานจากที่บ้าน ก็เริ่มกลับมาเข้ามาทำงานในสำนักงานเช่นเดิม

แต่จากสถานการณ์ล่าสุด ที่พบผู้ติดเชื้อรายใหม่เกิดขึ้น ก็มีความวิตกกังวลกันว่า การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด​-19 จะกลับมารุนแรงอีกครั้ง ซึ่งทำให้หลายองค์กรต้องเพิ่มมาตรการความเข้มข้น ในการดูแลเรื่องความสะอาดและการป้องกันการติดเชื้อไวรัสโควิด-19 โดยเฉพาะในพื้นที่สำนักงาน หรืออาคารต่าง ๆ

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าตอนนี้สถานการณ์ที่เกิดขึ้น ยังไม่รุนแรงจนต้องนำมาตรการล็อกดาวน์มาใช้อีกครั้ง แต่มีการคาดการณ์ถึงสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ว่าจะดำเนินต่อไปยาวนานอีกเป็นปี ขณะที่ภาวะเศรษฐกิจถดถอยอาจลากยาวไปจนถึงปี 2565 ก่อนจะเริ่มฟื้นตัว

โดย นายอายุธพร บูรณะกุล กรรมการบริหารและหัวหน้าฝ่ายการวางกลยุทธ์พื้นที่ทำงาน บริษัท พีเพิลสเปซ คอนซัลติง (ประเทศไทย) จำกัด และบริษัท ไนท์แฟรงค์ ประเทศไทย จำกัด  มองว่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจะส่งผลทำให้ CEO และผู้บริหารระดับสูงขององค์กรต้องปรับเปลี่ยนทิศทางการบริหารจัดการองค์กรกันอย่างจริงจัง

ในขณะที่องค์กรทั่วโลกมีรายรับลดลงจากผลกระทบของการประกาศล็อคดาวน์ในหลายๆประเทศ และความยากลำบากในการแข่งขันเนื่องมาจากข้อจำกัดในการเข้าทำงานของบุคลากร แต่องค์กรกลับมีภาระรายจ่ายเท่าเดิมหรือมากขึ้น ซึ่งแน่นอนว่าการบริหารกระแสเงินสด (cash flow) จำเป็นต้องยกประเด็นดังกล่าวมาพิจารณา รวมไปถึงเรื่องของพื้นที่ทำงานและสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงาน

4 กลยุทธ์สู่วิกฤตโควิด-19

ทั้งนี้  จากรายงาน Work+Life during COVID-19 Impact ของ บริษัท ไนท์แฟรงค์ ประเทศไทย จำกัด และ บริษัท พีเพิลสเปซ คอนซัลติง (ประเทศไทย) จำกัด พบว่ากว่า 64% ของผู้บริหารองค์กรในประเทศไทยส่วนใหญ่ คิดว่าองค์กรต้องหันกลับไปมองการใช้งานพื้นที่ทำงาน และให้ความสำคัญกับการวางกลยุทธ์การจัดพื้นที่สำนักงาน (Workplace Strategy) เพื่อวิเคราะห์และวางกลยุทธ์การใช้งานพื้นที่ทำงานใหม่

โดย 40% วางแผนลดพื้นที่ทำงาน 29% กำลังพิจารณาหาแนวทางที่จะให้พนักงานทำงานใกล้บ้านมากขึ้น มีเพียงแค่ 11% ของผู้บริหารคิดว่าต้องการเพิ่มขนาดพื้นที่ทำงานเพื่อตอบสนองระยะห่างทางสังคม ซึ่งทั้งหมดส่งผลให้เกิด กลยุทธ์และเทรนพื้นที่ทำงานในช่วงโควิด-19 ทั้งหมด 4 อย่างดังนี้

1.เปลี่ยนแปลงสู่ Activity-Based Workplace

จากผลสำรวจความเห็นของพนักงานส่วนใหญ่ในประเทศไทย พบว่ากว่า 76% มีความต้องการที่จะทำงานที่บ้านต่อไปในอนาคตแม้โควิด-19 จะหายไปแล้วก็ตาม โดยกว่า 41% เห็นว่าองค์กรควรมีนโยบายให้ทำงานที่บ้าน ประมาณ 1-2 วันต่อสัปดาห์ ในขณะที่ 24% ของพนักงานไม่ต้องการทำงานที่บ้านเลย

นอกจากนี้ผู้บริหารองค์กรในประเทศไทยกว่า 81% เห็นว่ารูปแบบพื้นที่ทำงานของตนเองในปัจจุบันยังไม่สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานที่เป็นอยู่ ด้วยเหตุนี้เอง องค์กรจึงมองเห็นโอกาสในการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานเพื่อตอบโจทย์ด้านการลดค่าใช้จ่ายและตอบโจทย์การเพิ่มประสิทธิภาพให้พนักงาน โดยหลังเกิดสถานการณ์โควิด-19 องค์กรมีความคาดหวังที่จะลดพื้นที่ให้ได้กว่า 30%-50%

2.ปรับองค์กรสู่Digital Workplace

การปรับเปลี่ยนองค์กรสู่ Digital Workplace (S.M.A.R.T.)  เพื่อเพิ่มศักยภาพและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ซึ่ง Smart Workplace ในที่นี้ ประกอบไปด้วย Self-Monitoring, Analysing, Reporting Technology หรือเทคโนโลยีที่สามารถเก็บข้อมูลด้วยตัวเอง วิเคราะห์ และรายงานผลออกมาเพื่อให้ผู้ใช้งานตัดสินใจ ซึ่งไม่เพียงแต่จะเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์การทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังสามารถทำให้องค์กรบริหารจัดการพื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดค่าใช้จ่ายในอนาคตได้เป็นอย่างดี

3.ลดการสัมผัสในการทำงาน

การจัดการออฟฟิศในยุคโควิด-19 ที่สำคัญอีกเรื่อง คือ การลดการสัมผัสในการทำงาน (Contactless Journey) เพื่อช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้พนักงาน และสร้างสุขอนามัยที่ดีในองค์กร  โดยผลสำรวจ พบว่า เรามักสัมผัสกับผิวสัมผัสต่าง ๆ ในพื้นที่ทำงานมากกว่า 200 ครั้งต่อวัน เช่น ประตู ลูกบิด ปุ่มกดลิฟต์ เก้าอี้โต๊ะประชุม รีโมต ก๊อกน้ำ โถสุขภัณฑ์ ถังขยะ บัตรจอดรถ ฯลฯ นั่นคือ 200 ความเสี่ยงที่มีโอกาสสัมผัสกับเชื้อโควิด-19 แน่นอนว่าการออกแบบเพื่อลดการสัมผัสในกิจวัตรการทำงาน (contactless journey) ในที่ทำงานจึงเป็นการลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาด แต่รวมไปถึงการบริหารทรัพยากรอาคาร การทำความสะอาด และการควบคุมจะมีประสิทธิผลมากขึ้นตามไปด้วย

4.Well-Working และCollaborative Climate

องค์กรต้องหันมาให้ความสนใจด้าน สุขอนามัยในที่ทำงาน (Well-Working)  และ การกระตุ้นบรรยายกาศในการทำงานร่วมกัน​ (Collaborative Climate) ให้มากขึ้น เพราะนั่นหมายถึงประสบการณ์การทำงานที่ตอบสนองกับความต้องการของพนักงาน และควรถือโอกาสนี้ปรับพื้นที่ทำงาน การลงทุนออกแบบตกแต่งพื้นที่ทำงานให้สวยงามอาจจะไม่ใช่สิ่งที่พนักงานให้ความสำคัญที่สุดอีกต่อไป แต่การปรับเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์สำนักงานให้เหมาะสมกับกิจกรรมและการทำงานร่วมกัน อาจเป็นสิ่งที่องค์กรควรพิจารณา

การวางกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานให้ตอบโจทย์ต่อธุรกิจ (Workplace Strategy) ต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่าง “คน”  และ “พื้นที่” ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและลดค่าใช้จ่าย เพื่อตอบโจทย์วัตถุประสงค์ในการลงทุนขององค์กรต่อพื้นที่ทำงานใหม่ให้เกิดความคุ้มค่าและลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว (Cost Saving & ROI) สนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานให้ดีขึ้น (Staff Productivity) ตอบสนองความพอใจของพนักงาน (Employee Satisfaction) ดึงดูดพนักงานทั้งเก่าและใหม่ให้อยากทำงาน (Retain & Attract Workforce Calibre) และส่งเสริมภาพลักษณ์คุณค่าขององค์กร (Enhancing Brand Value)

การวางกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงาน (Workplace Strategy) จึงไม่ใช่แต่การออกแบบพื้นที่ทำงานให้สวยงาม แต่เป็นการบริหารจัดการพื้นที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพ (Not design for the eyes, but design for the performance) และจัดอยู่ในประเภทงานด้านการบริหารทรัพยากรอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวกในพื้นที่ทำงาน หรือ Facility Management (FM) และ Corporate Real Estate (CRE) เป็นสำคัญ มุ่งเน้นการบริหารความสัมพันธ์ระหว่างการเพิ่มคุณภาพชีวิตของผู้ใช้งานอาคารและการเพิ่มประสิทธิผลสนับสนุนธุรกิจหลัก

อย่างไรก็๖ม องค์กรควรต้องใช้โอกาสจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิค-19 ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ทั้งการปรับพื้นที่ทำงานให้ประหยัดค่าใช้จ่ายให้มากที่สุด และปรับรูปแบบที่ทำงานให้เหมาะสมกับสภาพกิจกรรมการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ดึงดูดพนักงาน และสร้างความเชื่อมั่นให้พนักงาน เป็นแนวทางสร้างธุรกิจให้ยั่งยืนในอนาคต